8 dicas para melhorar seu fluxo de trabalho Outlook
Melhorar o workflow no Outlook pode ser algo bem trabalhoso para algumas pessoas, mas isso pode ser algo extremamente valioso para otimização de tempo.
Embora seja mais conhecido e usado apenas como um aplicativo de envio de e-mails, o Outlook também é: calendário, gerenciador de tarefas, gerenciador de contatos, anotações e diário.
Nesse artigo separamos 8 dicas que vão melhorar o seu fluxo de trabalho e conhecer com mais detalhes alguns recursos do Outlook.
Leia também: Adicionar lembrete no Outlook: como fazer?
1. Dite textos com o Ditacte
Para iniciar nossas dicas para melhorar seu fluxo de trabalho vamos de uma joia oculta que a Microsoft possui que é a ferramenta Dictate.
Essa ferramenta foi criada pela equipe do Microsoft Garage, e tem um propósito simples: ditar textos de forma precisa.
e a página inicial e faça o para começar.
2. Acompanhamento de e-mails
Se precisa dar atenção para algum e-mail importante, pode contar com um recurso simples, porém muito útil.
Através do ‘Sinalizador de acompanhamento do destinatário‘, você pode marcar um e-mail enviado a outra pessoa.
Com essa ferramenta você consegue rastrear suas respostas que foram enviadas e também acompanhar as que foram recebidas.
Portanto, nos dois casos você consegue incluir um alerta de lembrete.
Quando usar essa ferramenta, o e-mail será adicionado à lista de tarefas do destinatário.
3. Organize várias cadeias de e-mails com integração do OneNote
O OneNote é um local simples para organizar suas informações e otimizar seu workflow diário.
Fazer a integração do OneNote com o Outlook é incrível.
Você terá várias vantagens dentro dessa integração, como: fazer anotações em reuniões, salvar e-mails em blocos de anotações do OneNote e até mesmo criar sinalizadores do OneNote para serem exibidos na barra de tarefas pendentes do Outlook.
Como salvar e-mails no OneNote
- Na caixa de entrada, realce o e-mail que deseja salvar.
- Clique no ícone do OneNote na faixa inicial.
- Selecione onde deseja salvar o e-mail.
Após salvar o e-mail no OneNote, você pode adicionar notas, informações adicionais ou fazer uma lista de verificação.
Em seguida, poderá criar um sinalizador de sua página do OneNote para envolvê-lo de volta no Outlook!
Como criar um sinalizador do Outlook a partir de uma página do OneNote
- Na página do OneNote, clique no título.
- Abra a faixa de opções Página inicial e clique em Tarefas do Outlook .
- Selecione a bandeira que deseja usar.
4. Limpe a desordem e mantenha o Workflow organizado
A quarta dica da nossa lista de dicas para melhorar seu workflow do Outlook é o Clutter.
Esse recurso ajuda você priorizar seus e-mails e colocar as mensagens de baixa prioridade em uma pasta separada.
Te fornece tempo em um resumo diário para que você não perca nada.
Você também consegue aproveitar esse recurso usando a “Caixa de entrada Prioritária” no aplicativo para mobile do Outlook.
Você encontrará a clutter folder (pasta de desordem em tradução direta) em sua caixa de entrada e também a guia ‘Outro’.
Essa pasta faz uma análise dos seus e-mails e com base nisso determina as mensagens que você provavelmente irá ignorar.
Em seguida, ele move automaticamente essas mensagens para a pasta Clutter, para que você possa revisá-las mais tarde.
5. Automatize sua caixa de entrada com regras de caixa de correio
“Uma regra” significa uma ação que o Outlook dá para o Windows executa automaticamente nas mensagens recebidas ou enviadas.
Você escolhe o que adicionar na regra, bem como as ações que a regra executa.
Ao usar regras, você pode reduzir as ações manuais e repetitivas necessárias para gerenciar suas mensagens de e-mail e melhorar seu workflow dentro da plataforma.
Quando você ativa as regras, elas são executadas contínua e automaticamente.
Como Criar uma Regra
- Escolha Regras > Gerenciar regras e alertas na faixa de opções ou escolha a guia Arquivo e, em seguida, escolha Gerenciar regras e alertas.
- Na caixa de diálogo Regras e alertas, na guia Regras de e-mail, escolha Nova regra.
- No Assistente de regras, na Etapa 1: selecionar um modelo, escolha um dos modelos padrão em Permanecer organizado, Manter-se atualizado ou Iniciar com uma regra em branco.
6. Atalhos
Outra dica que irá otimizar o seu workflow no Outlook e tem uma abundância de teclas de atalho.
Para uma lista completa, verifique a página de e da Microsoft.
As teclas de atalho irão facilitar seu uso a plataforma, evitando perca de tempo.
Atalhos usados com frequência
| Para | Pressione |
|---|---|
| Feche uma janela ou um menu. | Esc |
| Vá para a guia Página 1. | Alt+H |
| Criar uma nova mensagem. | Ctrl+Shift+M |
| Enviar uma mensagem. | Alt+S |
| Insira um arquivo. | Alt+N, A, F |
| Nova tarefa | Ctrl+Shift+K |
| Exclua um item (quando uma mensagem, tarefa ou reunião é selecionada). | Delete |
| Pesquise um item. | Ctrl+E ou F3 |
| Responder a uma mensagem. | Alt+H, R, P |
| Encaminhar uma mensagem. | Alt+H, F, W |
| Selecione a opção Responder a Todos. | Alt+H, R, A |
| Copiar item. | Ctrl+C ou Ctrl+Insert
Observação: Ctrl+Insert não está disponível no Leitura. |
| Vá para a guia Enviar/Receber. | Alt+J, S |
| Vá para Calendário. | Ctrl+2 |
| Criar um compromisso. | Ctrl+Shift+A |
| Mova um item para uma pasta. | Alt+H, M, V e selecione uma pasta na lista |
| Abra a caixa de diálogo Salvar como na guia Anexo. | Alt+J, A, 2, A, V |
| Verificar novos emails. | Ctrl+M ou F9 |
7. Modelos de e-mail
Uma das dicas mais importantes para otimizar o fluxo trabalho no Outlook é criar modelos de e-mail.
Crie e salve uma mensagem como um modelo e, em seguida, reutilize-a quando quiser.
Use modelos de e-mail para enviar mensagens que incluem informações que raramente mudam de mensagem para mensagem.
Novas informações podem ser adicionadas antes que o modelo seja enviado como uma mensagem de e-mail.
Como Criar um Modelo de E-mail
- Crie um novo e-mail e preencha o assunto e o corpo para preparar o modelo.
- Na janela de mensagem, clique no botão Arquivo no canto superior esquerdo.
- Clique em Salvar como.
- Na caixa de diálogo Salvar como, na lista Salvar como tipo, clique em Modelo do Outlook.
- Na caixa Nome do arquivo, digite um nome para o modelo e clique em Salvar.
8. Armazene palavras mais usadas
Para encerrar nossas dicas para melhorar seu fluxo de trabalho do Outlook, vamos falar AutoTexto é um conteúdo reutilizável que você pode armazenar e ar sempre as palavras mais usadas.
Você pode salvar tudo dentro da própria galeria de AutoTexto.
Selecionando a palavras que deseja reutilizar, clique em AutoTexto e em Salvar Seleção na Galeria de AutoTexto .
Ao preencher as novas informações do bloco de construção, você armazena o conteúdo que salva para usar novamente e novamente.
Gostou de saber algumas dicas para melhorar o fluxo de trabalho do Outlook?
E aí, conseguiu acompanhar o nosso guia com as 8 melhores dicas para melhorar o seu fluxo de trabalho no Outlook? Então deixe nos comentários o que você achou e se ficou alguma dúvida!
